Hogyan etettünk meg két rendezvényen ezer embert egy nap alatt?
Hogyan etettünk meg két rendezvényen ezer embert egy nap alatt?
A Tókert Catering számára egyetlen dolog fontos. Minőségi ételeket felszolgálni vendégeinknek, hogy a céges rendezvény tökéletes legyen. Hogy csináljuk?
Alapfelállás:
A karácsony a catering szakmában is kiemelkedő ünnep. Két nagy rendezvényre is kellett ételeket készítenünk.
- Rendezvény 1: 600 fő
- Rendezvény 2: 330 fő
A két rendezvényen tehát összesen közel ezer embert kellett ellátnunk, étellel, itallal, minőségi kiszolgálással.
Gyakorlati megoldás a Tókert Cateringtől:
Először a kisebb, 330 fős rendezvényre kaptunk felkérést. Ezt nagy örömmel vállaltuk el, hiszen ezek a méretű rendezvények a legalkalmasabbak számunkra. Nem túl kicsi, nem túl nagy, pontosan ehhez vagyunk hozzászokva.
Egy hasonló megrendelés esetében a következő munkafeladatok zajlanak le:
- megkeresés
- igényfelmérés
- árajánlat és menüsor elkészítése
- árajánlat és menüsor elfogadása
- esetleges szervezés közben felmerülő módosítások (pl. létszám, ételek, italok)
- megvalósítás
Ezek a folyamatok sokszor hetek alatt valósulnak meg, hiszen a catering egy B2B szolgáltatás, cégek pedig a legtöbb esetben előre kalkulálnak a rendezvényeikkel, nem az utolsó pillanatban akarnak gondoskodni róla. Gyakran már októberben foglalnak nálunk időpontot a karácsonyi rendezvényekre ügyfeleink.
Éppen ezért nagy örömmel néztünk az eljövendő rendezvény elé, amikor beérkezett a második rendezvényre is a megkeresés, de itt közel dupla, 600 fős létszámmal. A Tókert Catering számára a 600 fő jelenti a felső létszám határt, a személyzet, a konyha és az eszközök tekintetében is, ráadásul egy másik rendezvénnyel egy napon kellett megtartani.
Felmértük az erőinket, pontos tervet készítettünk és belevágtunk!
A két rendezvény megszervezése
Mivel a második, 600 fős rendezvényig már csak két hét maradt, és természetesen a megrendelő szeretett volna a lehet leghamarabb választ kapni, ezért felgyorsítottuk a szokásos ügymenetet.
- 2 órán belül felmértük az erőforrásokat és felelősséggel el tudtuk vállalni a rendezvény lebonyolítását
- 2 nap alatt elkészítettük a menüsor tervét és az árajánlat első verzióját
- Volt egy megvalósítási sablonunk, amivel tudtunk haladni: volt igény 2 féle főételre, és italcsomagra. Ebből az ajánlat típusból 3 verziót készítettünk el, három különböző ársávban.
- a szakácsok megtervezték a menüt, a felszolgálók felkészültek a menetrenddel.
Megvalósítás
A két rendezvény eltérő időpontokban zajlott.
- Az első rendezvény egy ebéd volt, 12 órától 15 óráig
- A második rendezvény egy vacsora volt 19 órai kezdettel
Mivel a főzés 80%-a a rendezvények napján valósul meg, hogy friss legyen az étel, így a szakácsaink hajnalban nekiláttak megfőzni az ebédet a 330 embernek. Mikor elkészült az étel, a logisztikai csapatunk átszállította a helyszínre a fogásokat, addig a szakácsok elkezdtek készülni a vacsorára.
Az ebéd lebonyolítását követően az eszközöket vissza kellett szállítani megtisztítani, a vacsora fogásait felvenni és a helyszínre kiszállítani.
Ekkor kezdődik a felszolgálóink munkája, akik profi módon megterítenek, előkészítik a helyszínt és ellátják a vendégeinket.
Következtetés
Ezer ember első osztályú étkeztetése izgalmas szakmai kihívás volt csapatunk számára. Abból ítélve, hogy tökéletesen elvégeztük a feladatunkat, az ügyfeleink elégedettek voltak, sőt észre sem vették, hogy másik rendezvényünk is volt ugyanazon a napon (pedig egy csapat bonyolította le mind a kettőt) úgy gondoljuk képesek vagyunk jó minőségű, pontos, és gyors szolgáltatást nyújtani. Bízza ránk Ön is rendezvényét!